1. Rollen en onderwerp
Bij het gebruik van Penningwijs verwerken wij persoonsgegevens namens jouw organisatie. Jouw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt doel en middelen; Penningwijs is de verwerker en verwerkt uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van jouw organisatie.
2. Duur
Deze overeenkomst geldt zolang Penningwijs persoonsgegevens voor jouw organisatie verwerkt, dus voor de duur van de hoofdovereenkomst. Bepalingen die naar hun aard blijven gelden (zoals geheimhouding) blijven na beëindiging van kracht.
3. Aard, doel en gegevens van de verwerking
De aard en het doel van de verwerking, de soorten persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen zijn beschreven in Bijlage 1. Penningwijs verwerkt de gegevens alleen voor het leveren en verbeteren van de dienst en niet voor eigen doeleinden.
4. Instructies
Penningwijs verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, waaronder de instructies die in de dienst zelf besloten liggen. Als een wettelijke verplichting tot verwerking dwingt, informeert Penningwijs de verantwoordelijke vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
5. Vertrouwelijkheid
Penningwijs verplicht haar medewerkers en ingeschakelde personen tot geheimhouding van de persoonsgegevens.
6. Beveiliging
Penningwijs treft passende technische en organisatorische maatregelen zoals bedoeld in artikel 32 AVG. Een overzicht staat in Bijlage 2. Belangrijke maatregelen zijn versleuteling in opslag en transport, strikte toegangscontrole, scheiding van klantomgevingen, logging en hosting binnen Nederland/de EU.
7. Sub-verwerkers
Jouw organisatie geeft Penningwijs algemene toestemming om sub-verwerkers in te schakelen, mits Penningwijs hen dezelfde verplichtingen oplegt en aansprakelijk blijft voor hun handelen. De actuele lijst staat in Bijlage 3. Bij voorgenomen wijzigingen informeren we je vooraf, zodat je bezwaar kunt maken.
8. Rechten van betrokkenen
Krijgt Penningwijs een verzoek van een betrokkene (zoals inzage of verwijdering), dan verwijst zij dit door naar jouw organisatie. Penningwijs verleent redelijke medewerking zodat jouw organisatie aan haar verplichtingen kan voldoen.
9. Datalekken
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert Penningwijs de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging na ontdekking, met de informatie die nodig is om eventuele meldplichten na te komen.
10. Audits
Penningwijs toont haar naleving aan met beschikbare informatie en, waar van toepassing, met rapportages of certificeringen. Jouw organisatie kan onder redelijke voorwaarden een audit (laten) uitvoeren.
11. Teruggave en verwijdering
Na beëindiging van de overeenkomst stelt Penningwijs jouw organisatie in staat de gegevens te exporteren en verwijdert daarna de persoonsgegevens, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.
12. Doorgifte buiten de EER
Penningwijs verwerkt persoonsgegevens binnen de EER. Is doorgifte daarbuiten onvermijdelijk, dan zorgt Penningwijs voor passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen.
13. Aansprakelijkheid
Op de aansprakelijkheid onder deze verwerkersovereenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden van toepassing.
Bijlage 1 — Details van de verwerking
- Doel: leveren van administratie-, reconciliatie-, rapportage- en compliancefunctionaliteit, inclusief AI-ondersteuning door Florijn.
- Soorten persoonsgegevens: contact- en accountgegevens van gebruikers; in de administratie mogelijk namen, adres-, bank- en transactiegegevens van relaties, donateurs, leden en vrijwilligers.
- Categorieën betrokkenen: gebruikers van de Klant en derden van wie gegevens in de administratie voorkomen.
Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen
- Versleuteling van data in opslag en tijdens transport (TLS).
- Rolgebaseerde toegangscontrole en het principe van minimale rechten.
- Logische scheiding van klantomgevingen.
- Logging, monitoring en audit trails.
- Hosting binnen Nederland/de EU met regelmatige back-ups.
- Geen toegang van taalmodellen tot de administratie; alleen geanonimiseerde, geminimaliseerde verzoeken (zie AI-beleid).
Bijlage 3 — Sub-verwerkers
- Hosting- en databaseprovider (Nederland/EU) — [leverancier]
- E-mail- en notificatiedienst — [leverancier]
- Betaaldienstverlener — [leverancier]
- Zakelijke AI-leverancier (geanonimiseerde verzoeken, geen training op klantdata) — [leverancier]
Contact
Vragen over deze overeenkomst? Neem contact met ons op via onze contactpagina.
Penningwijs wordt aangeboden door Penningwijs B.V. i.o. — een onderneming in oprichting; het KvK-nummer volgt zodra de inschrijving is afgerond.