De meeste financiële stress bij vrijwilligersorganisaties ontstaat niet door ingewikkelde regels, maar door deadlines die te laat in beeld komen. Wie het jaar opdeelt in vaste momenten, voorkomt last-minute werk en boze brieven. Hieronder zetten we de belangrijkste terugkerende deadlines op een rij. Let op: exacte data verschillen per organisatie en per boekjaar — gebruik dit als ritme, niet als juridisch advies.
Begin van het jaar – afsluiten en vooruitkijken
Zodra het boekjaar is afgelopen, begint het afsluiten. Verzamel de laatste bonnen, controleer of alle transacties verwerkt zijn en maak de jaarrekening op. Tegelijk is dit het moment om vooruit te kijken: stel de begroting voor het nieuwe jaar vast als dat nog niet is gebeurd.
Eerste kwartaal – kascontrole en jaarrekening
- Jaarrekening opmaken: balans en staat van baten en lasten over het afgelopen jaar;
- Kascontrole: laat de kascommissie de cijfers controleren, ruim vóór de ledenvergadering;
- Vaststelling: de jaarrekening wordt vastgesteld in de bestuurs- of ledenvergadering, en het bestuur krijgt décharge.
Voor 1 juli – ANBI-publicatie
Heeft je organisatie een ANBI-status en loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan moet je financiële verantwoording vóór 1 juli openbaar op internet staan. Dat is zes maanden na afloop van het boekjaar. Dit is een harde, vaak vergeten deadline.
Zet de ANBI-publicatiedatum nú in je agenda met een herinnering een maand van tevoren. Het is de deadline die het vaakst over het hoofd wordt gezien.
Het hele jaar door – lopende verplichtingen
- Btw-aangifte, als je organisatie btw-plichtig is (meestal per kwartaal);
- Loonadministratie en aangiften, als je personeel in dienst hebt;
- Tussentijdse rapportages aan het bestuur, bijvoorbeeld per kwartaal;
- Subsidieverantwoordingen, met hun eigen deadlines per subsidiegever.
Najaar – begroting voor volgend jaar
Een goede penningmeester maakt de begroting voor het komende jaar al in het najaar, zodat het bestuur die kan bespreken en vaststellen vóór het jaar begint. Zo start je het nieuwe boekjaar met een helder plan in plaats van achteraf te reconstrueren.
Hoe Penningwijs hierbij helpt
Penningwijs houdt een financiële kalender bij met je terugkerende verplichtingen en stuurt je op tijd een herinnering. Doordat je administratie continu wordt bijgehouden, staat je jaarrekening bovendien grotendeels klaar zodra het boekjaar sluit. Geen deadlines meer die je overvallen.
Verder lezen
Bereid je voor op de belangrijkste momenten: lees ons stappenplan voor de kascontrole en de uitleg over de ANBI-publicatieplicht.
